I. Recomandări esențiale privind monitorizarea angajaților
O semnificativă categorie de angajatori au început să aplice noi instrumente în sfera de gestionare a resurselor umane, precum „sisteme de supraveghere a personalului”. Noile tehnici permit angajatorilor să monitorizeze chiar și comportamentul angajaților. Cele mai frecvente exemple sunt monitorizarea comunicațiilor telefonice, a e-mail-ul și rețelelor de socializare, precum și supravegherea video.
Protecția datelor personale și garanțiile de confidențialitate se aplică raportat la toate metodele de monitorizare și supraveghere la locul de muncă, indiferent de tehnologia utilizată de angajator. Orice monitorizare trebuie să fie necesară, proporțională, adecvată, relevantă și deloc excesivă pentru scopurile pe care le urmărește angajatorul.
Avizul nr. 2/2017 al Grupului de lucru ’Articolul 29’ conține, de asemenea, o serie de recomandări privind monitorizarea comunicărilor angajaților. Grupul de lucru a constatat că utilizarea măsurilor de supraveghere este posibilă numai atunci când sunt îndeplinite anumite condiții. Printre recomandările principale se află și următoarele:
- conținutul comunicațiilor electronice, precum și datele despre trafic referitoare la aceste comunicări beneficiază de aceleași protecții ale drepturilor fundamentale ca și comunicațiile „analogice”. Comunicările electronice realizate din spațiile comerciale pot fi intra în sfera noțiunilor de „viață privată” și „corespondență” în sensul articolului 8 din Convenția Europeană a Drepturilor Omului.
- faptul că un angajator deține proprietatea mijloacelor electronice nu exclude dreptul angajaților la secretul comunicațiilor, datelor legate de locație și corespondență. Urmărirea locației angajaților prin dispozitivele proprii sau ale companiei emise ar trebui să fie limitată la locul în care este strict necesar pentru un scop legitim.
- angajații trebuie informați eficient cu privire la orice monitorizare care are loc, scopurile, precum și posibilitățile pentru angajați de a împiedica datele lor personale să fie capturate prin tehnologii de monitorizare. Politicile și regulile privind monitorizarea legitimă trebuie să fie clare și ușor accesibile.
- prelucrarea datelor la locul de muncă trebuie să fie un răspuns proporțional la riscurile cu care se confruntă un angajator. De exemplu, utilizarea necorespunzătoare a internetului poate fi detectată fără a fi necesară și analizarea conținutului site-ului web accesat. Dacă se poate preveni accesarea de către salariați a unor website-uri necorespunzătoare (de exemplu prin utilizarea filtrelor web), angajatorul nu are dreptul general de a monitoriza.
- interdicția generală de a avea comunicări în scop personal în timpul programului de muncă este imposibilă, iar aplicarea poate necesita un nivel de monitorizare care poate fi disproporționat. Prevenirii i-ar trebui acordată mai multă greutate decât detectării – interesele angajatorului sunt mai bine servite prin prevenirea utilizării necorespunzătoare a internetului prin mijloace tehnice decât prin cheltuirea resurselor în detectarea abuzurilor săvârșite de către salariați.
- informațiile înregistrate din monitorizarea continuă, precum și informațiile care sunt arătate angajatorului, ar trebui să fie reduse pe cât posibil. Angajații ar trebui să aibă posibilitatea de a opri temporar urmărirea locației (datele GPS), dacă acest lucru este justificat de circumstanțe. De asemenea, ar trebui implementate soluții prin care, de exemplu, vehiculele pot fi proiectate pentru a înregistra datele de poziție fără a le prezenta exhaustiv angajatorului.
- angajatorii trebuie să țină seama de principiul minimizării datelor atunci când decid asupra implementării noilor tehnologii. Informațiile ar trebui stocate pentru perioada de timp necesară și cu informarea precisă a salariaților. Ori de câte ori informațiile nu mai sunt necesare, acestea trebuie șterse.
II. Utilizarea în scop personal a dispozitivelor de comunicații în timpul programului de muncă
O problemă frecvent întâlnită care ține de protecție a datelor este evaluarea întinderii interesului legitim a monitorizării comunicațiilor electronice ale angajaților. Se afirmă adesea că această problemă poate fi rezolvată cu ușurință prin interzicerea utilizării în scop personal a dispozitivelor de comunicare la locul de muncă. Dar aceasta nu este o măsură care ar putea fi considerată proporțională și realistă.
O cauză a Curții Europene a Drepturilor Omului cunoscută, Copland împotriva Marii Britanii, ne poate furniza o soluție în aprecierea unor astfel de situații. În cauza Copland împotriva Marii Britanii, telefonul, e-mailul și utilizarea internetului ale unui angajat al colegiului au fost monitorizate în secret pentru a stabili dacă utilizează excesiv facilitățile colegiului în scop personal. Curtea a susținut că apelurile telefonice chiar și din spațiile comerciale erau acoperite de noțiunile de viață privată și corespondență. Prin urmare, astfel de e-mailuri și apeluri trimise de la locul de muncă, precum și informații provenite din monitorizarea utilizării personale a internetului au fost protejate de articolul 8 din Convenția Europeană a Drepturilor Omului, iar Curtea a concluzionat că a existat o încălcare a articolului 8. Este evident că a existat o încălcare și din perspectiva protecției datelor cu caracter personal a angajatei.
III. Supravegherea video
Supravegherea video este din ce în ce mai răspândită în mediul de lucru. Această tehnologie este utilizată pentru a asigura securitatea clădirilor, siguranța personalului și a vizitatorilor, precum și pentru a proteja bunurile și informațiile situate la locul de muncă. Dar nevoile de securitate trebuie să fie echilibrate cu respectarea drepturilor fundamentale ale persoanelor. În acest scop, ar putea fi recomandată efectuarea unei evaluări a impactului asupra vieții private.
De reținut este faptul că scopuri precum gestionarea productivității la locul de muncă, asigurarea controlului calității, verificarea implementării politicilor angajatorului sau furnizarea de dovezi pentru soluționarea litigiilor nu justifică, per se, supravegherea video a angajaților la locul de muncă de către angajator.
IV. Pot fi utilizate înregistrările ca probe în cadrul cercetării disciplinare a angajaților?
Pentru a răspunde acestei întrebări vom face referire la cauza Lopez Ribalda și Alții împotriva Spaniei. Cazul a vizat utilizarea ascunsă a camerelor de luat vederi pentru supravegherea angajaților unui lanț de supermarket din Spania, după ce au apărut suspiciuni de furt.
Curtea a constatat că nu s-a încălcat art. 8 din Convenția Europeană a Drepturilor Omului (deși câțiva judecători au formulat opinie separată, în sensul că art. 8 din Convenție a fost încălcat de angajator). Pe de altă parte, Curtea a menționat în special faptul că, în conformitate cu legislația spaniolă privind protecția datelor, solicitanții ar fi trebuit să fie informați că erau sub supraveghere video. Cu alte cuvinte, Curtea a apreciat că drepturile angajatorului ar fi putut fi protejate și prin alte mijloace și că ar fi trebuit să furnizeze salariaților săi cel puțin o informare generală cu privire la supraveghere.
În această cauză s-a analizat proporționalitea unei măsuri de supraveghere video. Discutăm însă de angajați în a căror procedură de cercetare disciplinară înregistrările au avut rol principal, dovedindu-se suspiciunile de furt pentru care existaseră indicii temeinice anterior monitorizării.
Având în vedere inclusiv aceste interpretări ale Curții, suntem de părere că înregistrările cu privire la un angajat, la modul general, pot fi folosite în cadrul procedurii de cercetare disciplinară doar în situația în care salariatul a fost informat corespunzător de existența supravegherii, sub toate elementele esențiale (poziția camerelor, temei legal, scopuri, durata de stocare, etc.). Astfel, angajatorul va informa salariații despre monitorizare prin Note de informare, Regulamentul de ordine interioară, politici și proceduri interne, pictograme plasate în apropierea obiectivelor monitorizate video, etc.
V. Alte modalități de monitorizare a angajaților
Există o multitudine de alte forme de monitorizare a angajaților care pot fi utilizate de către angajatori, spre exemplu: date despre locația salariaților (date GPS), achiziția de date biometrice, dispozitive de înregistrare, identificarea prin frecvență radio (RFID – această metodă fiind folosită pentru a urmări comportamentul personal prin obiectele pe care le poartă, ating, transportă etc. salariații).
Reiterăm însă că aceste forme de monitorizare ar trebui să fie utilizate în conformitate cu principiile privind garantarea protejării vieții private și a datelor personale ale angajaților.
Avocat Gherasim Andrei-Gheorghe
Titular Cabinet de Avocat ”Gherasim Andrei-Gheorghe” specializat litigii de muncă